보고서의 핵심원리에 대해 알아보자

보고서의 핵심원리에 대해 알아보자.

　

1. 보고서는 역지사지에서 시작된다

필자는 오랜 기간 인사업무를 하면서 우수한 인재들을 많이 보아 왔다. 이러한 인재 중 소위 '보고서 작성의 달인'이라고 할 만한 A씨가 유독 기억에 남는다. 어느 날 필자가 A씨에게 보고서 작성의 핵심원리를 묻자 그는 '역지사지(易地思之)'로 대답을 대신하며, 다음과 같은 경험담을 이야기해 주었다.

A씨는 첫 직장에서 매우 엄한 상사를 만났다고 한다. 그 상사는 A씨뿐만 아니라 누가 보고서를 만들었든 쉽게 결재해주는 법이 없이, 항상 "이건 왜 이런데?", "근거가 뭐야?" 라고 세세히 따지거나 "왜 이렇게 복잡해?", "도대체 뭐 하자는 거야?" 등의 질책을 쏟아붓곤 했다. A씨가 쓴 보고서는 빨간펜으로 완전히 도배되기 일쑤였다. 그때마다 자신의 업무능력이 부족하다는 생각에 침울해 하던 A씨는 어느 날 문득 한 가지 사실이 떠올랐다. 지금까지 자신이 만든 보고서를 최종적으로 보고받는 사람은 직속상사가 아닌 사장님이라는 점을 간과하고 있었던 것이다. 다시 말해 자신이 보고서를 만들 뿐 마지막 보고자는 다름 아닌 자신의 상사라는 사실을 깨달았다. 

그때부터 A씨는 문서를 만드는 데 있어서 몇 가지 기준을 세웠다. 가장 먼저 머릿속에 '사장님은 얼마나 알고 있을까?', '이 문서를 보고 사장님이 쉽게 이해할 수 있을까?' 등을 고려하면서 사장님께 보고하는 상사를 상상하며 문서를 만들기 시작했다. 그리고 사장님이 "이건 왜 이래?"라고 물어보실 만한 것들은 미리 근거나 자료를 수집해 놓고 상사에게 보고를 들어갔다. 사장은 자신보다 이 분야의 전문가가 아니라는 생각에 '일반적인 지식을 가지고 있는 사람이 이 보고서를 보면 무엇을 물어볼까'를 염두에 두고 예상질문을 뽑아 상사에게 보고시 같이 주었더니 많은 칭찬이 돌아왔다고 한다. 그때부터 A씨의 업무평가가 좋아진 것은 물론이다. 게다가 보고서 작성의 원리를 알게 된 후 A씨는 다른 업무능력까지 동시에 끌어올릴 수 있었다. 

A씨의 사례를 통해서도 알 수 있듯이 보고서 작성은 단순히 문서를 만드는 기술이 아니다. 논리적 사고를 통해 자신의 생각을 정리해 상대에게 전달할 중요한 메시지를 만들고 이 메시지를 문서로 가장 쉽게 전달할 수 있게 하는 과정이다. 대부분의 초심자들은 화려한 도형과 디자인에 정신이 팔리는 경우가 많은데, 진정한 보고서 작성능력이란 '훌륭한 직관력(Insight), 가설, 논리적 사고를 바탕으로 자신의 생각을 정리하고 가장 훌륭한 대안을 만들어 이를 효과적인 스토리로 정리할 수 있는 능력'임을 명심해야 한다.

　

2. 보고서 작성의 핵심요소

뒤에서 자세히 설명하겠지만 보고서 작성시에는 아래의 5가지 요소가 반드시 반영되어 있어야 한다.

첫째, 문서를 만들 때는 내 입장이 아닌 보는 사람 또는 의사결정권자의 입장에서 만들어야 한다. 즉, 문서를 보는 사람이 느끼는 감정을 상상하면서 문서를 만들어야 한다.

둘째, 논리적으로 만들어야 한다. 문서의 시작부터 끝까지 일관된 논리에 의해 작성해야 한다. 또 문서의 논리적 근거를 뒷받침하기 위한 규정/방침/통계 등을 잘 이해하고 있어야 한다. 규정/방침/통계 등은 명확한 근거이기 때문에 이에 기반하여 업무를 하면 논지가 상당히 강하게 전달될 수 있다. 또한 목차부터 정해서 일정한 얼개로 문서를 구조화하면 문서의 논지가 명확해 지며, 작성속도도 빨라진다.

셋째, 쉬운 말로 작성해야 한다. 특히 문서를 읽는 사람의 지식수준을 생각해야 한다.

넷째, 간결 명료하게 작성해야 한다. 비즈니스 문서는 논문이 아니다. 의사결정권자가 보고서를 통해 빠른 시간 내에 의사결정을 할 수 있도록 하려면 핵심주제가 눈에 쏙 들어와야 한다.

다섯째, 아름답게 작성해야 한다. 이는 앞서 말했듯이 문서를 화려하게 장식하라는 것이 아니라 문서의 균형미를 갖추어야 한다는 의미이다. 예를 들어 보고내용을 뒷받침하는 도표나 그래프, 그림 등을 활용하면 보고서가 좀더 충실해지고 상대가 이해하기 쉬워진다.

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출처: http://blog.naver.com/handan98/90150964239

『(상사의 의중을 꿰뚫고 업무성과를 높이는) 최강의 보고법』(이윤석 / 새로운제안)